Estás a Encher Chouriços… ou Estás a Fazer Acontecer?

Há dias em que, depois de muitas horas de trabalho, gosto de me recompensar. Nada de extraordinário: um copo de vinho, uma cerveja bem gelada, um bom queijo. Ou, porque não, um chouriço assado.

Foi a fazer compras no hipermercado para uma dessas pequenas recompensas que dei por mim a pensar numa expressão muito portuguesa: “estás a encher chouriços”.

Nunca enchi chouriços. Mas imagino que seja uma atividade demorada, repetitiva, e que em certos momentos dê a sensação de que nunca mais acaba. E foi aí que me lembrei das lagartas processionárias e de uma experiência descrita pelo naturalista francês Jean-Henri Fabre, no final do século XIX. É uma história que conto muitas vezes nas minhas formações, porque tem uma lição muito atual sobre produtividade, gestão e vendas.

A atividade que parece trabalho

As lagartas processionárias movem-se em fila, umas atrás das outras, seguindo o rasto deixado pelas que vão à frente. Fabre observou que, em certas circunstâncias, essa fila se fechava sobre si mesma: cada lagarta seguia a seguinte, até que a última acabava a seguir a primeira. Tinham criado um círculo.

Numa das experiências que descreveu, uma procissão formou um circuito na borda de um vaso. E as lagartas começaram a percorrê-lo, uma atrás da outra. Sem princípio, sem fim, sem destino. Fabre esperava que alguma abandonasse o circuito ao fim de algum tempo. Não aconteceu. O comportamento prolongou-se durante dias, com pausas ditadas pelo frio e pela noite, até que algumas conseguiram finalmente romper o padrão.

É esta a parte que me interessa. Não estavam paradas. Estavam extremamente ocupadas. Tinham movimento, esforço, rotina e processo. Só lhes faltava uma coisa: chegar a algum lado.

Confundimos atividade com realização

É das coisas que mais me impressionam no mundo empresarial. Confundimos muitas vezes estar ocupado com ser produtivo, e são coisas completamente diferentes.

• Uma pessoa pode passar oito horas no escritório e produzir muito pouco.
• Um vendedor pode fazer 30 telefonemas e não criar uma única oportunidade relevante.
• Um gestor pode participar em cinco reuniões e não tomar uma decisão.
• Uma equipa pode trocar dezenas de emails e não resolver o problema do cliente.
• Uma empresa pode lançar iniciativa atrás de iniciativa e, no fim do ano, continuar exatamente no mesmo lugar.

Há movimento, há esforço, há atividade. Mas onde está o resultado? A pergunta que devíamos fazer muito mais vezes é esta: o que é que esta atividade está, de facto, a produzir? Atividade sem direção transforma-se num círculo. E o círculo tem uma característica perigosa: dá-nos a sensação de progresso, porque estamos sempre em movimento.

O problema de encher chouriços

Há atividades que fazemos porque têm de ser feitas, e há atividades que fazemos porque sempre foram feitas. Há processos que existem porque são necessários, e há processos que continuam a existir só porque ninguém parou para perguntar porquê.

Quando uma organização começa a acumular tarefas, reuniões, relatórios, aprovações, emails, apresentações e controlos, corre um risco grande: o processo passa a ser mais importante do que o resultado que devia produzir. E ninguém gosta de o admitir, porque estamos todos muito ocupados. “Tenho três reuniões hoje.” “Tenho de preparar o relatório.” “Tenho de atualizar o CRM.” Tudo isto pode ser verdade. Mas fica uma pergunta incómoda por responder: e depois?

O vendedor que cumpre tudo e não vende

Este fenómeno aparece muitas vezes nas minhas formações de vendas. Encontro vendedores que conhecem perfeitamente o processo comercial. Conhecem o CRM, conhecem o SPIN, sabem que devem investigar antes de apresentar e compreender problemas, implicações e necessidades antes de saltar para a solução. E, mesmo assim, continuam a perder oportunidades.

Porque conhecer o processo não é executá-lo bem. E, sobretudo, porque confundem execução com atividade. Fazem chamadas, enviam propostas, marcam reuniões, fazem follow-up, atualizam o CRM. Mas, se olharmos para o processo comercial como uma sequência de decisões que o cliente precisa de tomar, percebemos que nem sempre estão a fazer a coisa mais importante: fazer o cliente avançar. Um vendedor pode estar muito ocupado sem fazer a oportunidade progredir um único milímetro. É a lagarta no vaso.

O mesmo acontece com os gestores

Uma equipa identifica um problema e cria uma reunião. Na reunião aparecem outras questões e nasce um plano de ação com sete tarefas. Para acompanhar as tarefas, cria-se outra reunião. Depois um relatório para acompanhar o plano, um dashboard para acompanhar o relatório e uma apresentação para apresentar o dashboard. E, entretanto, o problema original continua lá.

Não é falta de trabalho. É excesso de trabalho sem criação de valor suficiente: a organização está ocupada a gerir a sua própria atividade. E quanto maior é a organização, mais fácil é esconder a falta de progresso atrás de uma enorme quantidade de atividade.

A pergunta que devíamos fazer

Em gestão, em vendas ou na produtividade de cada um, uma das perguntas mais importantes é muito simples: qual é o resultado que esta atividade devia produzir?

• Não “estou a fazer alguma coisa?”, mas “estou a fazer a coisa certa?”
• Não “estou ocupado?”, mas “estou a avançar?”
• Não “cumpri o processo?”, mas “o processo produziu o resultado esperado?”

São perguntas diferentes, e produzem comportamentos completamente diferentes.

Nem toda a atividade é desperdício

Também não vale a pena cair no extremo contrário. Há trabalho de preparação, aprendizagem, manutenção, prevenção, construção de relações e investimento, cujo retorno só aparece mais tarde. O problema não é existir atividade. É não existir uma relação clara entre a atividade e o propósito. É aí que começamos a encher chouriços, e quando damos por isso estamos há meses a fazer coisas que ninguém consegue explicar para quê.

Os processos que ninguém questiona

Fabre percebeu que, uma vez estabelecido o percurso, o comportamento se mantinha mesmo depois de o percurso deixar de ser útil. É uma excelente metáfora para as organizações. Um processo que ontem fazia sentido pode hoje ser só um hábito. Uma reunião que nasceu para resolver um problema pode tornar-se uma reunião semanal que já ninguém sabe porque existe. Um relatório criado para apoiar uma decisão pode continuar a ser produzido depois de a decisão deixar de depender dele.

E há uma frase que devia provocar sempre uma segunda pergunta: “Sempre fizemos assim.” Sempre fizeram assim? Porquê?

Produtividade não é fazer mais

Produtividade não é fazer mais coisas. É criar mais resultado relevante com os recursos que se tem. Às vezes, aumentar a produtividade é trabalhar mais depressa. Muitas vezes é exatamente o contrário: parar. Parar para perceber, para questionar, para eliminar, para simplificar, para decidir e para mudar de direção.

Se estivermos no caminho errado, aumentar a velocidade não resolve nada. Só nos faz chegar mais depressa ao lugar errado. As lagartas não precisavam de andar mais depressa. Precisavam de sair do círculo.

Há quem termine o dia exausto e com a sensação de ter feito imenso. Provavelmente fez. Mas a pergunta não devia ser só “quanto trabalhei hoje?”. Devia ser “o que ficou diferente porque eu trabalhei hoje?”. Essa pergunta obriga a olhar para o impacto, para o valor criado, para o progresso. E é particularmente importante numa época em que temos mais ferramentas, mais reuniões, mais canais e mais formas de medir atividade do que nunca. O desafio não é fazer milhares de coisas. É saber quais merecem ser feitas.

Da próxima vez que alguém lhe disser que está muito ocupado, não pergunte só “com quê?”. Pergunte “e estás a chegar onde?”. Há uma diferença enorme entre andar muito e avançar.

Eu, pelo menos, prefiro outra coisa. Depois de um dia de trabalho, vou ao supermercado, escolho um bom queijo, talvez um vinho, talvez um chouriço. E aí sim, posso dizer que estou a fazer alguma coisa com propósito.

Se a sua equipa anda à volta do vaso, há três caminhos no meu trabalho.

Nota histórica: a experiência baseia-se nas observações do naturalista francês Jean-Henri Fabre, que descreveu uma procissão de lagartas a dar voltas à borda de um vaso durante cerca de uma semana. A versão popular, segundo a qual todas morreram de fome, é uma simplificação que não corresponde ao relato original.

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